FATTURA CARTACEA O ELETTRONICA?

Venditore e cliente si scambiano una fattura di pagamento

Ultimo aggiornamento 8 Aprile 2024 da VetrinaFacile.it & Redazione

Fattura cartacea o elettronica?

Con l’avanzamento della tecnologia e l’adozione diffusa della fatturazione elettronica, sorge spontanea la domanda sulla persistenza della necessità della fattura cartacea. In un’epoca in cui la digitalizzazione domina molti aspetti della nostra vita quotidiana, è legittimo interrogarsi sull’utilità e la rilevanza di tutto ciò che non è digitale.

Sebbene la tendenza generale sia verso una maggiore digitalizzazione e automatizzazione dei processi amministrativi, ci sono ancora situazioni in cui la fattura cartacea conserva la sua utilità e la sua importanza. Vediamo alcune ragioni per cui potrebbe ancora essere necessaria:

  1. preferenze del cliente: alcuni clienti, specialmente quelli meno familiarizzati con la tecnologia o appartenenti a generazioni più anziane, potrebbero preferire il cartaceo per comodità o per una maggiore sicurezza nella gestione dei documenti;
  2. requisiti legali o normativi: in alcuni settori o giurisdizioni, potrebbero esserci normative o regolamenti che richiedono l’emissione di fatture cartacee per determinati tipi di transazioni o clienti;
  3. necessità di documentazione tangibile: sempre per i meno affini alla tecnologia, ad esempio, per fini legali, contabili o di archiviazione a lungo termine, la fattura cartacea può essere preferita per garantire una tracciabilità e un’archiviazione sicura dei documenti;
  4. contingenze tecnologiche: in aree geografiche o contesti in cui l’accesso alla tecnologia è limitato o la connettività internet non è affidabile, il cartaceo può essere la soluzione più praticabile e sicura per garantire una corretta emissione e consegna dei documenti fiscali.

Differenza tra fattura cartacea ed elettronica

Nell’ambito della gestione amministrativa e fiscale delle transazioni commerciali, emerge una distinzione fondamentale tra la fattura elettronica e la fattura cartacea.

Queste due modalità di emissione e trasmissione della documentazione commerciale presentano caratteristiche peculiari che le rendono idonee a contesti e esigenze diverse. La principale differenza tra le due risiede nel loro formato e nel loro scopo.

La fattura elettronica si basa sull’utilizzo di mezzi informatici e di protocolli standardizzati per la sua emissione, trasmissione e archiviazione. È un documento digitale che viene scambiato tra le parti coinvolte in formato elettronico, senza necessità di supporto cartaceo. La sua validità e autenticità sono garantite da firme elettroniche (digitali) e processi di certificazione.

Dall’altro lato, la fattura cartacea può essere presentata sia in formato cartaceo che digitale, ma la sua emissione non segue necessariamente i rigidi standard della fattura elettronica. È spesso utilizzata come gesto di cortesia verso il consumatore finale, fornendo una copia documentata della transazione effettuata. Tuttavia, nonostante la sua importanza per fini comunicativi e di trasparenza, la fattura cartacea potrebbe non garantire la stessa validità fiscale della sua controparte elettronica.

Un’altra differenza significativa riguarda l’obbligatorietà: mentre la fattura elettronica è richiesta per legge in molte giurisdizioni e per transazioni commerciali specifiche, la fattura cartacea è spesso emessa a discrezione del venditore, soprattutto nei confronti dei consumatori privati.

Organizzazione e gestione della fattura elettronica

La gestione delle fatture elettroniche è diventata più efficiente, ma richiede un’adeguata organizzazione e attenzione per evitare errori o ritardi nell’evasione dei pagamenti. Ecco alcuni utili consigli per gestire al meglio le fatture elettroniche:

  1. automatizza il processo: utilizza software specializzati per la generazione, l’invio e la registrazione delle fatture elettroniche; questi strumenti possono automatizzare molte operazioni, riducendo il rischio di errori e accelerando i tempi di lavorazione. Tra questi esistono programmi di fatturazione elettronica gratis di facile gestione;  
  2. mantieni un archivio digitale: crea un sistema di archiviazione digitale ben strutturato per conservare tutte le fatture elettroniche in modo sicuro e facilmente accessibile. Ciò semplifica la ricerca e la consultazione delle fatture passate, riducendo il rischio di smarrimento o perdita di documenti importanti;
  3. verifica i dati con attenzione: prima di inviare una fattura elettronica, assicurati di controllare attentamente tutti i dati inseriti, compresi codici prodotto, quantità, prezzi e informazioni fiscali. Anche piccoli errori possono causare problemi nella fatturazione e nei pagamenti successivi;
  4. segui una procedura di approvazione: stabilisci una procedura chiara e ben definita per l’approvazione delle fatture elettroniche prima della loro emissione. Questo può includere la revisione da parte di più dipendenti o responsabili per garantire l’accuratezza e la conformità delle fatture;
  5. tieni traccia dei pagamenti: monitora da vicino lo stato dei pagamenti delle fatture elettroniche emesse, tenendo aggiornato un registro dei pagamenti ricevuti e delle scadenze ancora da rispettare. Questo ti aiuterà a identificare tempestivamente eventuali ritardi nei pagamenti e ad agire di conseguenza;
  6. consapevolezza delle normative fiscali: assicurati di essere sempre aggiornato sulle normative fiscali relative alla fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione nel tuo paese o settore di attività. Ciò ti consentirà di emettere fatture conformi alle leggi e di evitare sanzioni o controversie con le autorità fiscali.

É importante notare che l’adozione della fattura elettronica continua a crescere e a diventare sempre più diffusa.

Le aziende che considerano l’eliminazione delle fatture cartacee dovrebbero valutare attentamente le esigenze dei propri clienti, le normative fiscali e le capacità tecnologiche disponibili prima di prendere una decisione definitiva. In molti casi, un approccio ibrido che combina fatturazione elettronica e cartacea potrebbe essere la soluzione ottimale per soddisfare le diverse esigenze e preferenze dei clienti.

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